首先是设备的安全问题:视频会议设备往往放置于会议室，有的会议室使用率并不高，常常会议室中空无一人;因此，如此昂贵的设备必定要指定保管专员，保管专员必须每天过目一次设备;保证器材及设备完整性，最好会议室中有安全监控。
会议开始前，应调整好镜头摆放位置，设定好镜头的预置位，镜头不要摆放在逆光的位置。会议过程中，尽量不要在镜头前来回走动，不要经常摇控镜头转动。会议过程中，如果出现无故断会等的情况，不要立即用遥控器呼叫其他会场，应立即打电话与主会场的操作人员联系，等待主会场的操作。不需要发送双流的会场不要将PC连接到设备上。每次使用完，关机后要及时断开电源，如果不断开电源，设备处于通电状态。
设备应放置在固定位置，尽量避免移动和插拔接线。设备的系统设置已调好，不要随意更改。开会时应尽量避免使用远端摄像机控制。严禁带电插拔任何连接线。严禁带电清洁和维护设备。严禁用手转动镜头。严禁震动和挤压设备，特别是镜头。严禁随意拆卸设备。严禁烟火、曝晒。设备用毕将摄像机镜头盖上。
